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Emplois

Adjoint(e) administratif(ve)

Poste: Adjoint(e) administratif(ve)
Date de parution: 2020-02-06
Entreprise: La FRAS
Ville: Salaberry-de-Valleyfield
Site Web: www.lafras.com

La Fondation des Ressources Alternatives du Sud-Ouest est un organisme à but non lucratif qui vient en aide aux personnes présentant une déficience intellectuelle ou un trouble du spectre de l’autisme. Comme son nom l’indique, la Fondation permet à ces personnes de trouver une alternative aux ressources déjà existantes dans le réseau de la santé et des services sociaux. Sa mission consiste à aider ces personnes en leur offrant un soutien financier dans le but qu’elles puissent réaliser leur plein potentiel et participer de manière active dans leur collectivité.

Description du poste

Relevant de la directrice générale, le titulaire de ce poste assure le soutien administratif à la direction générale et supporte l’équipe des événements, des communications et de la comptabilité dans l’ensemble des tâches d’administration et de logistique en lien avec les activités de la Fondation. De plus, cette personne agit en tant que responsable du service aux donateurs et partenaires en assurant un service de qualité hors pair.

Rôle et responsabilités

Secrétariat

  • Coordonner tous les envois destinés aux membres du conseil d’administration;
  • Préparer la documentation et assister aux rencontres du conseil d’administration et des comités de travail;
  • Rédiger les comptes rendus, les procès-verbaux et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent;
  • Participer à l'organisation logistique de différentes activités (ex.: réunions d'équipe, comités, assemblées, conférences téléphoniques, etc.);
  • Réaliser diverses tâches de secrétariat dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production de lettres de sollicitation, le suivi téléphonique et la prise de rendez-vous avec les donateurs;
  • Effectuer les recherches et préparer les documents présentés par la direction générale.
  • Assurer la gestion de l’agenda du directeur général;
  • Assurer la réception des appels téléphoniques de la Fondation;
  • Soutenir l’équipe dans diverses tâches administratives et cléricales.

Gestion des dons

  • Répond quotidiennement aux diverses questions provenant des donateurs et partenaires concernant les dons, les activités, les mises à jour, etc.
  • Procède au traitement des dons reçus par Internet, par la poste ou par téléphone, ainsi qu’à la saisie des données dans le logiciel Prodon
  • S’assure de la mise à jour dans le système Prodon, des modèles de lettres et formulaires pour chaque type de campagne et de donateur.
  • Collabore à la réalisation et aux envois des publipostages.
  • Génère les lettres de remerciement pour les donateurs en fonction des modèles établis.
  • Procède à l’impression des lots de reçus fiscaux.
  • Assure la liaison avec le fournisseur Logilys.
  • Exécute la saisie de données dans Prodon et supporte les membres de l’équipe lorsque requis.

Comptabilité

  • Gestion du logiciel Simple Comptable;
  • Saisie des données comptables (paies, avantages sociaux, comptes à recevoir, comptes à payer, rapports de TPS et TVQ, etc.) et gestion des registres;
  • Suivi des engagements et des dons;
  • Collaboration avec les vérificateurs pour le bilan annuel et la remise des dossiers.

Gestion des immeubles

  • Rédaction et suivi des baux;
  • Encaissement et suivi des revenus locatifs;
  • Envoi des lettres de renouvellement;
  • Suivi pour obtenir les preuves d’assurances requises et les ajustements de loyer;
  • Mise à jour de la grille des baux;
  • Suivis divers en rapport aux immeubles;
  • Renouvellement prêts hypothécaires SHQ;
  • Suivis divers concernant les exigences de la SHQ;
  • Préparation de documents en lien avec le maintien d’actifs immobiliers.

Subventions et dons

  • Prépare les dossiers de demande de subvention;
  • Assiste et soutient le comité de sélection;
  • Rédaction, envoi et suivi des demandes de subventions et de dons à divers fondations et organismes.

Collectes de fonds

  • Participation active au comité organisateur;
  • Préparation des demandes de permis, assurances, et divers documents;
  • Recherche de commandites et dons;
  • Facturation, correspondance, inscriptions, vente de billets;
  • Participe à la planification et la logistique;
  • Lettres de remerciement et correspondances diverses.

Compétences requises

  • 3 à 5 années d’expérience à titre d’adjoint administratif;
  • Expérience en entreprise à but non lucratif serait un atout;
  • Maîtrise de la base de données Prodon et des logiciels de la suite Office;
  • Excellente maîtrise du français (oral et écrit) et anglais de base;
  • Initiative, autonomie et sens de l’organisation;
  • Bon jugement, discrétion et sens de l’éthique;
  • Souci marqué pour la qualité des communications verbales et écrites;
  • Aptitudes éprouvées en service à la clientèle.

Habiletés personnelles

  • Esprit de collaboration et de travail d’équipe;
  • Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément et de prendre des décisions rapides et structurées;
  • Capacité de respecter les échéanciers;
  • Efficacité, motivation et créativité;
  • Capacité d’apprendre rapidement;
  • Diplôme approprié entre 3 et 5 ans d’expérience minimum;
  • Disponible certains soirs;
  • Habileté à travailler avec des bénévoles.

Conditions d’emploi

Poste à temps partiel (3 jours / semaine).

Conditions de travail concurrentielles.

Si ce poste vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae à l’attention de Madame Brigitte Asselin, directrice générale, Fondation des Ressources Alternatives du Sud-ouest, à [email protected].

Nous remercions tous les candidats, mais ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour fins d’entrevue.


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